内容証明作成のメリット・デメリット / 名古屋市の行政書士事務所

内容証明郵便とは、決められた様式に沿って作成した書面の内容や配達記録が郵便局に記録される発送書面のことです。

行政書士事務所フリースタイルは愛知県名古屋市の行政書士事務所ですが、メールやラインでの打ち合わせのみで作成も可能な為、全国対応で作成から発送までお引き受けできます。

発送者や受取人、発送や受け取り日時、内容まで全てが記録される為、

• 「いつ」
• 「誰が」
• 「誰に対して」
• 「どの様な内容」

の書面を送ったのか証明しておきたい場合に有効な書面です。

記録が残るので発送人と受取人の間で請求内容に食い違いが起こることもなく、クーリングオフや返金請求などの時効に関係する問題で揉めることもありません。

内容証明郵便は簡易書留または本人限定郵便で郵送される為、本人または同居人が受け取る必要があります。

受け取ったのが同居人だろうと本人に通達されたものとみなされる為、相手方が「書面に気付かなかった」「内容を読んでなかった」という主張をしたとしても通りません。

内容証明郵便は様式の決められた公的に記録が残る書面なので相手方に心理的プレッシャーを与えることができます。

また、書面の内容にも「法的措置や裁判も辞さない」という意思表示を盛り込むことでこちらの本気度がより相手方に伝わります。

内容証明郵便の謄本は５年間、配達証明は１年間に限り再交付をしてくれる為、万が一紛失してしまった場合でも、期間内であれば心配する必要はありません。

配達員がお届けした時に相手が受け取りを拒否した場合、受け取り拒否の印鑑が押された状態で書面は戻ってきて公的にも「受け取り拒否」という記録が残ります。

そして、受け取り拒否の場合であっても相手は受け取れる状況なのに受け取らなかったということから「書面の内容が相手方に伝わった」とみなされます。

また、クーリングオフの場合は不在のまま戻ってきたとしてもクーリングオフの意思表示がされたものとみなされます。

クーリングオフについての詳細はこちらをご確認ください。

内容証明郵便でのクーリングオフについて

内容証明を発送する為には行数や1行あたりの文字数を定められた様式に合わせなければいけません。

その他にも、文書は「発送用」「郵便局の控え用」「発送人の控え用」の3部用意する必要があり、ホッチキスで綴じて契印するなど細かい規定が定められています。

一般的な普通郵便では発送料金は数百円で済みますが、内容証明郵便の場合は

• 基本料金84円
• 1枚440円、2枚目以降260円
• 簡易書留435円
• 配達証明料350円

がかかる為、おおよそ合計で2,000円～3,000円程かかります。

内容証明郵便は「いつ」「誰が」「誰に」「どんな内容」の書面を送ったのかを公的な記録に残す為の書面なのでそれらの情報は正確でなければいけません。

普通郵便では差出人の氏名や住所がなくても発送できますが、内容証明郵便は発送人の氏名と住所の両方を記す必要があるので相手方にこちらの住所を知られたくない場合であっても記載する必要があります。

行政書士に依頼した場合、発送人の住所の代わりに行政書士事務所の所在地を記載することもできるので相手方に住所を明かさず内容証明郵便を発送することができます。

内容証明郵便は図形や枠が入った書面、資料などを送ることができません。

相手方に請求する内容によっては資料や表を添付した方が伝わりやすい場合もありますが、それらを送りたい場合は別送する必要があります。

当行政書士事務所では内容証明郵便の回答率を上げる為、回答書を別送しております。

内容や発送日時が公的な記録に残る為、その内容や日時に問題やこちらに不利になる要素があればそれを相手方に利用される可能性があります。

弁護士や行政書士が作成する場合はその様な不安はありませんが、ご自分で作成する場合はご注意ください。

内容証明郵便は郵便局で発送できますが、何処の郵便局でも発送できる訳ではなく内容証明郵便を受け付けている郵便局は限られています。

内容証明郵便をご自分で発送する場合は事前にお近くの郵便局に問い合わせておくようにしてください。

郵便局の配達員が発送先に訪問したものの相手方が不在だった場合は不在通知を残していきます。

その後は郵便局で7日間保管され、保管期間を過ぎても受取人側から再配達の要請がなければ返還されます。

「受け取り拒否」ではなく「不在で受け取れなかった」場合は相手に送達されたとはみなされません。

その場合はもう一度内容証明郵便として送り直すか、普通郵便で送ります。

普通郵便で送ればポストに投函される為、相手に受け取る意思がなくても届きます。

ただし、内容は公的に記録されないので意思表示をしたということを後々証明することはできません。

内容証明の作成料金の他、こちらで発送する場合は発送経費込みの手数料をいただいております。

また、こちらで発送する場合は行政書士の署名を入れる必要がある為、行政書士の署名料金が発生いたします。

ご入金後に作業に着手し、着手から発送まで翌日～1週間以内で可能です。

また、クーリングオフや時効の関係で発送までの期限が迫っている場合はその期限内に間に合うように発送までの作業を行います。

1. ご相談

   まずはご相談内容をお聞きしてお引き受け可能な内容かの判断やお見積もりを行います。

2. ご入金

   お見積もり金額を現金またはお振り込みにてご入金いただきます。

3. 草案作成

   ご入金確認後、草案の作成に入ります。

4. 修正

   草案データをご確認いただき、訂正や加筆などのご希望があれば修正いたします。

5. 発送

   修正点がなければそれをお客様の方で印刷して発送していただくか、こちらで印刷したものを発送いたします。

内容証明郵便の作成には以下の情報が必要です。

• 発送人の氏名
• 受取人の氏名と住所
• 相手への要求内容
• 金銭の要求がある場合は振込口座